Beschluss:

Der Verbandsgemeinde nimmt die Ausführungen zustimmend zur Kenntnis.

 

Das Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt der Kreisverwaltung Donnersbergkreis führte im Rahmen ihrer Prüfung auch eine unvermutete überörtliche Prüfung der Gemeindekasse der Verbandsgemeinde Eisenberg durch.

Zu den getroffenen Einzelfeststellungen nahm die Verwaltung wie folgt Stellung:

 

3.1 Vollständigkeit des Tagesabschlusses

Das Girokonto 62004353 bei der Sparkasse Donnersberg für die Abwicklung des Essengeldes wird bewusst nicht von der Verbandsgemeindekasse abgewickelt und somit nicht im Tagesabschluss ausgewiesen.

Um den Aufwand mit der Zahlungsabwicklung so gering wie möglich zu halten, hat man sich in der Vergangenheit dafür ausgesprochen, dass die komplette Verwaltung des Essensgeldes über die Grundschule in Eisenberg selbst abgewickelt wird.

Aus Praktikabilitätsgründen soll dies auch weiterhin so gehandhabt werden.

Durch unterjährige örtliche Kassenprüfungen ist eine Überwachung über die sachgerechte und vollständige Zahlungsabwicklung gewährleistet. Die unvermuteten Prüfungen werden von einer Mitarbeiterin der Verbandsgemeindeverwaltung ein bis zweimal im Jahr durchgeführt.

 

3.2 Bestandsaufnahme Zahlstellen

Die Kassenüberschüsse bei den Zahlstellen Gebührenkasse Frühstück Grundschule Eisenberg in Höhe von 1,10 € sowie bei der Portokasse Information in Höhe von 0,02 € wurden bereinigt.

 

3.3 Datenverarbeitung

3.3.1 Protokollierung im DV-Verfahren

Eine fortlaufende Protokollierung der Eingaben oder Veränderungen von Daten im Hinblick auf Nutzer, Zeitpunkt und Inhalt ist in der Programmsoftware „C.I.P.-KD“ mittlerweile verfügbar. Die Protokolle sind in der Datenbank fortlaufend hinterlegt.  

 

3.3.2 Programmfreigabe

Die Prüfung und Freigabeerklärung zu den verwendeten Schnittstellen zur Software „C.I.P.-KD“ erfolgten am 22. Februar 2016.

 

3.3.3 Abgrenzung von Systemadministration, Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung

Für die Umsetzung zur Abgrenzung von Systemadministration, Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung und der damit verbundenen Zugriffsberechtigungen auf die jeweiligen Programmbereiche wird zurzeit mit dem Software-Anbieter ein neues Berechtigungskonzept erarbeitet.

 

3.4 Feststellungs- und Anordnungsbefugnis

Für die Befugnis Anordnungen zu erteilen wurden die Unterschriftsproben gemäß der geltenden Dienstanweisung bei der Verbandsgemeindekasse hinterlegt.

 

Für den Bereich der Feststellungsbefugnis wurde die Dienstanweisung dahingehend angepasst, dass sämtliche Mitarbeiter, die den Sachverhalt zu beurteilen vermögen, zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit befugt sind. Die Änderung der Dienstanweisung wurde dem Personalrat zur Entscheidung vorgelegt. Die nächste Sitzung des Personalrates findet am 21. April 2016 statt.

 

 

Herr Kistner verliest eine Stellungnahme, die der Anlage 3 beigefügt ist.